電子帳簿保存法　スキャナ保存②

１０月も終わり本日から１１月ですね。気候の変化が感じ取れるようになりました。

さて、前回投稿させて頂きました電子帳簿保存法　スキャナ保存についての続きでございます。

タイムスタンプ・・・

認証やら会計ソフト導入やら、必ずこの方法しかないのか。

調べてみると、記録が変更されていないことについて検証することができるものに限ると。

また、入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、タイムスタンプの付与要件に代えることができますと。

それなら、クラウドで保管すれば編集日時や変更日時表示され、タイムスタンプの代わりにもなり変更履歴も確認できる。

①GoogleDrive　（グーグルドライブ）と②Googleスプレッドシート（グーグル）
を組み合わせた方法。

①GoogleDriveとは

クラウドサービスで15GBまで無料、複数のデバイスからアクセスできる。書類をスキャンすることもできる。

②Googleスプレッドシートとは

Excelと同じ表計算ソフトでExcelとの違いは、オンラインでシートを共有でき、編集もできる。

GoogleDriveに各種書類データ（ExcelやWord、PDF、JPEG、PNGなどのスキャンしたデータも含む）をアップロード（転送）すると、

編集日時や更新日時がプロパティで表示される。この表示されるのがタイムスタンプ代わりになります。

Googleスプレッドシートはというと、索引簿で使用します。

GoogleDrive内に各種書類データとは別に、その各種書類データを管理する索引簿を作成する必要があります。

スキャナ保存のルールで、帳簿との相互関連性の確保と検索機能の確保をクリアするためです。

帳簿との相互関連性の確保

スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することが出来るようにしておくこと。

検索機能の確保

①取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先での検索

②日付又は金額にかかる記録項目について範囲を指定しての検索

③2以上の任意の記録項目を組み合わせての検索

※税務署職員による質問検査権に基づくスキャナデータのダウンロードの求めに応じることが出来るようにしている場合には、②及び③の要件は不要

結論

会計ソフトを使用しないでも使用できる。

タイムスタンプはクラウド（GoogleDriveなど）へアップすることで、タイムスタンプ代わりにもなる。
（日時や変更履歴など表示され、不正や改ざんされていないか確認できる）

スプレッドシートを索引簿として使用することで、検索とファイルリンクができるようになり、
従業員や指定した方と情報共有ができるようになり、管理が容易に行える。

令和6年１月から電子帳簿保存法が開始されます。今回はその中の１つのスキャナ保存についての情報でした。

お読みいただきありがとうございます(*^▽^*)

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